Despesas de teletrabalho: como se calculam e quem deve pagar

As despesas associadas ao teletrabalho, como de eletricidade ou internet, bem como de aquisição de equipamento, podem representar um acréscimo significativo de custos ao fim do mês. A quem cabe suportar estes gastos extra? Ao trabalhador que exerce a sua atividade a partir da própria casa ou ao empregador?

De acordo com o Código do Trabalho, é a empresa que tem de assegurar o pagamento de todos os equipamentos e sistemas necessários ao desempenho das funções do trabalhador, bem como a manutenção e reparação dos mesmos. Cabe-lhe, também, custear a energia e a internet, incluindo despesas adicionais com as condições e a velocidade da mesma.

O pagamento das despesas de teletrabalho é variável consoante os gastos de cada mês?

Não. De acordo com a nova lei do trabalho que entrou em vigor a 1 de maio de 2023, a entidade empregadora e o trabalhador definem, em conjunto, um valor fixo que deve estar previsto no contrato individual ou coletivo de trabalho. Isto significa que, antes de iniciar funções, o trabalhador já sabe quanto é que irá receber, caso esteja em teletrabalho.

O que acontece se o trabalhador e a entidade patronal não chegarem a acordo quanto à compensação pelas despesas em teletrabalho?

Se o montante das despesas associadas ao trabalho remoto não for determinado pelo contrato, ou não houver acordo entre o trabalhador e a entidade patronal, o cálculo das despesas adicionais com o teletrabalho faz-se por comparação com os gastos do último mês em que o trabalhador esteve em regime presencial. Exemplificando, se uma pessoa iniciou funções à distância em agosto, deve comparar os gastos desse mês com os da fatura do mês anterior, para daí perceber a diferença e, portanto, a compensação necessária. De acordo com a lei, estas despesas devem ser pagas assim que tenham lugar. É importante, também, ter em conta que não é obrigatório que as faturas para reembolso sejam emitidas em nome do trabalhador – é possível serem emitidas em nome de outro membro do agregado familiar.

Se houver uma avaria ou for necessário fazer manutenção aos equipamentos usados em teletrabalho, quem suporta esta despesa?

É a empresa que tem de garantir o pagamento destes custos, mesmo que os dispositivos sejam propriedade do trabalhador.

Quem deve fornecer os equipamentos e sistemas necessários ao teletrabalho?

Tanto podem ser os trabalhadores a adquirir e a apresentar estas despesas, como a empresa a disponibilizar o que for necessário – depende do que está definido no acordo de teletrabalho. Além de indicar a quem cabe a responsabilidade de fornecer o material e os sistemas necessários ao trabalho remoto, este acordo deve explicitar que utilização deve ser feita desse equipamento. Não pode, contudo, proibir a utilização de tecnologias de comunicação e informação em reuniões convocadas por estruturas representativas dos trabalhadores, comissões de trabalhadores ou comissões sindicais.

As despesas de teletrabalho estão sujeitas a imposto?

Para efeitos fiscais, estas compensações são um custo para o trabalhador e não são consideradas rendimento do trabalho, o que significa que, regra geral, estão isentas de imposto (leia-se, IRS). No entanto, é preciso aguardar até que o Governo defina, em portaria, qual o montante a partir do qual as despesas de teletrabalho passam a estar sujeitas a imposto.

Havendo lugar ao pagamento de despesas, quem está em teletrabalho deixa de ter direito a outros apoios, como o subsídio de alimentação ou subsídio de transporte?

Regra geral, não, já que o trabalhador continua a ter gastos com as refeições – a lei indica que quem exerce a sua atividade à distância não deve receber menos do que em regime presencial. Ainda assim, é fundamental considerar os contratos coletivos e individuais de trabalho ou as regras em vigor aceites pelos trabalhadores, uma vez que podem estabelecer que o subsídio de alimentação é pago apenas em regime presencial.

Quanto ao subsídio de transporte, deixa de ter lugar, pelo facto de os trabalhadores remotos não terem gastos com deslocações para o local de trabalho.

A quem é que as empresas não podem negar o teletrabalho?

Regra geral, a possibilidade de um trabalhador exercer a sua atividade a partir de casa resulta de um acordo com a empresa. Ainda assim, e desde que o teletrabalho seja compatível com as funções exercidas e a entidade empregadora tenha meios para que seja exequível, há trabalhadores a quem não pode ser recusado. São eles:

• Vítimas de violência doméstica

As pessoas que foram alvo deste tipo de crime têm o direito de ficar em teletrabalho, desde que tenham apresentado queixa contra o agressor e tenham saído de casa. É uma forma de as proteger de serem encontradas ou perseguidas novamente.

• Cuidadores informais não principais

Os trabalhadores com estatuto de cuidador informal não principal podem exercer a sua atividade profissional à distância durante quatro anos (seguidos ou não).

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• Trabalhadores que precisem de cuidar dos filhos

Não pode ser negada a possibilidade de trabalhar a partir de casa aos pais de crianças até três anos. Este direito pode ser alargado até aos oito anos da criança – exceto para trabalhadores de microempresas –, nos seguintes casos:

• Famílias monoparentais;
• Agregados familiares com dois progenitores, em que apenas um tenha funções compatíveis com o trabalho à distância;
• Agregados familiares com dois progenitores, em que ambos possam trabalhar remotamente, desde que o façam alternadamente, em períodos iguais, num prazo de referência máxima de 12 meses.

Também podem beneficiar do teletrabalho pais que tenham filhos portadores de deficiência ou que sofram de doença oncológica (ou crónica), independentemente da sua idade.