Despesas de teletrabalho: como se calculam e quem deve pagar

As despesas associadas ao teletrabalho, como de eletricidade ou internet, bem como de aquisição de equipamento, podem representar um acréscimo significativo de custos ao fim do mês. A quem cabe suportar estes gastos extra? Ao trabalhador que exerce a sua atividade a partir da própria casa ou ao empregador?

De acordo com o Código do Trabalho, é a empresa que tem de assegurar o pagamento de todos os equipamentos e sistemas necessários ao desempenho das funções do trabalhador, bem como a manutenção e reparação dos mesmos. Cabe-lhe, também, custear a energia e a internet, incluindo despesas adicionais com as condições e a velocidade da mesma.

O pagamento das despesas de teletrabalho é variável consoante os gastos de cada mês?

Não. De acordo com a nova lei do trabalho que entrou em vigor a 1 de maio de 2023, a entidade empregadora e o trabalhador definem, em conjunto, um valor fixo que deve estar previsto no contrato individual ou coletivo de trabalho. Isto significa que, antes de iniciar funções, o trabalhador já sabe quanto é que irá receber, caso esteja em teletrabalho.

O que acontece se o trabalhador e a entidade patronal não chegarem a acordo quanto à compensação pelas despesas em teletrabalho?

Se o valor das despesas associadas ao trabalho remoto não for determinado pelo contrato, ou não houver acordo entre o trabalhador e a entidade patronal, o cálculo das despesas adicionais com o teletrabalho faz-se por comparação com os gastos do último mês em que o trabalhador esteve em regime presencial. Exemplificando, se uma pessoa iniciou funções à distância em agosto, deve comparar os gastos desse mês com os da fatura do mês anterior, para daí perceber a diferença e, portanto, a compensação necessária. De acordo com a lei, estas despesas devem ser pagas assim que tenham lugar. É importante, também, ter em conta que não é obrigatório que as faturas para reembolso sejam emitidas em nome do trabalhador – é possível serem emitidas em nome de outro membro do agregado familiar.

Se houver uma avaria ou for necessário fazer manutenção aos equipamentos usados em teletrabalho, quem suporta esta despesa?

É a empresa que tem de garantir o pagamento destes custos, mesmo que os dispositivos sejam propriedade do trabalhador.

Quem deve fornecer os equipamentos e sistemas necessários ao teletrabalho?

Tanto podem ser os trabalhadores a adquirir e a apresentar estas despesas, como a empresa a disponibilizar o que for necessário – depende do que está definido no acordo de teletrabalho. Além de indicar a quem cabe a responsabilidade de fornecer o material e os sistemas necessários ao trabalho remoto, este acordo deve explicitar que utilização deve ser feita desse equipamento. Não pode, contudo, proibir a utilização de tecnologias de comunicação e informação em reuniões convocadas por estruturas representativas dos trabalhadores, comissões de trabalhadores ou comissões sindicais.

A compensação pelas despesas de teletrabalho está isenta de IRS e Segurança Social?

Sim, mas até ao limite máximo de um euro por dia, de acordo com a Portaria n.º 292-A/2023, de 29 de setembro, em vigor desde 1 de outubro. Mas atenção, este teto distribui-se por três componentes: 10 cêntimos para o consumo de eletricidade residencial, 40 cêntimos para o consumo de internet pessoal e 50 cêntimos para a utilização de equipamento informático pessoal ao serviço da empresa.

Estes limites máximos isentos de IRS e Segurança Social sobem para 1,50 euros por dia, caso a compensação pelas despesas de teletrabalho resulte de instrumento de regulamentação coletiva de trabalho negocial celebrado pelo empregador.

Importa salientar que estes valores limite aplicam-se apenas à compensação pela utilização profissional em teletrabalho de bens ou serviços que não sejam disponibilizados, direta ou indiretamente, ao trabalhador pela entidade empregadora. Além disso, referem-se a dias completos de teletrabalho. Neste caso, “considera-se como dia completo aquele em que a prestação de trabalho tenha sido efetuada à distância, através do recurso a tecnologias de informação e comunicação, em local não determinado pelo empregador, em períodos não inferiores a um sexto das horas de trabalho semanal”, especifica a Portaria. Por exemplo, se o período normal de trabalho semanal for de 40 horas, considera-se, neste âmbito, qualquer dia em que o trabalhador exerça as suas funções em regime de teletrabalho num período igual ou superior a 6 horas e 40 minutos.

Havendo lugar ao pagamento de despesas, quem está em teletrabalho deixa de ter direito a outros apoios, como o subsídio de alimentação ou subsídio de transporte?

Regra geral, não, já que o trabalhador continua a ter gastos com as refeições – a lei indica que quem exerce a sua atividade à distância não deve receber menos do que em regime presencial. Ainda assim, é fundamental considerar os contratos coletivos e individuais de trabalho ou as regras em vigor aceites pelos trabalhadores, uma vez que podem estabelecer que o subsídio de alimentação é pago apenas em regime presencial.

Quanto ao subsídio de transporte, deixa de ter lugar, pelo facto de os trabalhadores remotos não terem gastos com deslocações para o local de trabalho.