Saiba como aumentar a produtividade no trabalho

Para aumentar a produtividade:

1. Priorize apenas o que interessa realmente

Seja implacável a priorizar. Tenha presente que quando tudo é importante é porque, possivelmente, nada o é verdadeiramente. Não deixe que o urgente se sobreponha ao importante. Experimente criar três níveis de prioridades (P1, P2 e P3), por exemplo, atribuindo um código a cada tarefa. Muito provavelmente conseguirá apenas realizar as tarefas “P1”.

2. Controle o tempo

Controle o tempo que demora a concluir cada tarefa. O objetivo é ficar como uma noção da sua produtividade e descobrir eventuais ineficiências. Mas não se assuste. A ideia não é andar de cronómetro na mão. Há aplicações que permitem controlar toda a atividade realizada no PC, como o Rescuetime. Com este programa informático é possível, por exemplo, configurar alertas para ser informado de que já atingiu um certo período de tempo numa tarefa. Além disso, permite bloquear um conjunto de sites que não são relevantes para o trabalho, evitando assim distrações. O Rescuetime indica ainda o tempo gasto no email e em reuniões, entre outras informações.

3. Crie e faça uma gestão cuidadosa do seu cronograma

Se não estiver na sua agenda, não faça e não tenha medo de dizer “não”. Parta do princípio de que, por regra, não trabalhará em algo que não esteja no seu calendário porque, se for verdadeiramente importante, terá de lá estar.

4. Evite adiar

Não se guie pelo pensamento “mais tarde ou mais cedo tem de ser, mas quanto mais tarde melhor”. Se tem de fazer, faça.

5. Estabeleça prazos

Defina um prazo para a conclusão de cada tarefa. Dessa forma, será mais fácil atingir os objetivos a que se propôs.

6. No final do dia, faça a sua lista de tarefas para o dia seguinte

Anote os telefonemas que tem de fazer, os emailsque deve enviar e os compromissos que tem de cumprir. De manhã, reveja a sua lista de tarefas para ter uma maior clareza e discernimento sobre o que o espera nesse dia. E tente manter-se fiel ao seu plano.

7. Não se zangue se não conseguir fazer tudo

Faça as pazes consigo próprio se não conseguir fazer todas as tarefas que planeou. Evite avançar em todas as direções. Seja realista. Aceite com normalidade não ser capaz de responder a todas as solicitações. Afinal, o período de trabalho é limitado (não estica).

8. Recuse aceitar objetivos vagos

É necessário haver clareza de metas para que possa existir uma boa execução.

9. Delegue tarefas

Para não ficar atolado de trabalho, deve delegar algumas tarefas. Assim, terá mais tempo para os assuntos mais importantes e transmitirá, também, uma mensagem de confiança à sua equipa. Pergunte a si mesmo: esta tarefa pode ser realizada por outra pessoa ou tenho de ser eu próprio a fazê-la?

10. Reduza o tempo gasto em reuniões

O excesso de reuniões pode reduzir a sua produtividade. Antes de marcar uma reunião, tenha a certeza de que esta é imprescindível e que não pode ser substituída por um telefonema ou email. Se for, de todo, necessária, deve investir algum tempo na sua preparação (definir o objetivo e o resultado que espera obter; elaborar uma lista com os assuntos que pretende abordar, estabelecendo prioridades; ser criterioso na convocação dos participantes; estipular o local e a hora de início e de fim; enviar a convocatória com antecedência; preparar a sala; e antecipar o que pode correr mal).

11. Diga “não” ao multitasking

Executar tarefas em simultâneo, com o objetivo de aproveitar o tempo ao máximo, pode ser contraproducente. São cada vez mais os estudos que sugerem que desempenhar duas ou mais tarefas ao mesmo tempo pode prejudicar a produtividade. Isto porque o cérebro apenas se consegue concentrar numa coisa de cada vez. Quando alguém tenta gerir duas tarefas simultaneamente, o seu cérebro perde a capacidade de executar ambas com êxito. Por isso, seja disciplinado e foque-se apenas realizar bem uma tarefa. Quando terminar, passe à seguinte.

12. Relaxe

Fazer pausas na rotina de trabalho é essencial para aumentar a produtividade. Os intervalos ajudam a aliviar o stress laboral e a melhorar a concentração. De acordo com vários estudos, após 90 minutos de trabalho deve fazer-se uma pausa de 15-20 minutos.