Férias dos trabalhadores: Como evitar problemas na gestão da empresa

Por lei, cada trabalhador tem direito a 22 dias úteis de férias. E a marcação deve constar em mapa de férias até 15 de abril de cada ano. Além disso, o Código do Trabalho estipula que o período de férias deve ser marcado por acordo entre empregador e trabalhador. Estes são alguns dos aspetos legais com que deve contar, a cada ano. Contudo, o ideal é que otimize as marcações e estabeleça regras específicas da empresa para esta área. Eis algumas dicas do Ei para gerir uma empresa, antecipando as férias dos funcionários.

Defina uma política de férias da empresa

Para evitar conflitos na marcação de férias, aposte na definição de uma política de férias da empresa. Prepare as linhas de orientação gerais o quanto antes. Mas tenha o cuidado de deixar um período de adaptação antes de as implementar. Mudar as ‘regras do jogo’ em pleno verão, por exemplo, poderá causar mau estar entre os trabalhadores. Os colaboradores devem conhecer a política de férias da empresa antes da mudança de ano, de modo a planear, da melhor forma, as suas marcações do ano seguinte.

Prioridade de marcação

Sem entrar em conflito a legislação laboral, pode estipular normas simples para agilizar as marcações, evitando sobreposições. Um dos aspetos a constar da política de férias é a prioridade de marcação. Poderá dar prioridade a quem marca primeiro, exceto em casos de força maior. Lembre-se que cabe ao empregador resolver conflitos de sobreposições de férias e marcar as férias em caso de falta de acordo com o trabalhador. Deve ter presente ainda que os períodos mais pretendidos devem ser rateados, sempre que possível, beneficiando alternadamente os trabalhadores em função dos períodos gozados nos dois anos anteriores.

Caso a empresa costume fechar, anualmente, durante alguns dias específicos, pode especificar essa questão na política de férias. Se existirqem certos períodos de tempo críticos para o bom funcionamento da empresa, convém também estipulá-los na política de férias. Desta forma, os colaboradores sabem, de antemão, que as férias nesses períodos não serão, provavelmente, autorizadas.

Dias de férias extra

Pode também optar por prever mais dias de férias do que os 22 previstos na legislação. Algumas empresas estabelecem, por exemplo, o dia de aniversário de cada funcionário como um dia de férias.

Antes de implementar uma nova política de férias, dialogue com os funcionários sobre as novas orientações (ou com a Comissão de Trabalhadores, caso exista). O objetivo é receber inputs e novas ideias. Assim, evita mal-estar entre os colaboradores e pode ter a certeza de que a política de férias se adequa, realmente, ao trabalho na empresa.

Estabeleça incompatibilidades antecipadamente

Não há nada pior do que, em pleno verão, descobrir que um projeto está parado porque todas as pessoas envolvidas no seu desenvolvimento estão a gozar férias na mesma altura. Apesar de a gestão das férias ser decidida pelo empregador, por vezes não existe uma noção imediata, por parte das chefias em posições mais elevadas, de quem faz o quê, sobretudo se forem projetos temporários.

Para garantir que não existe o risco de falhas em tarefas importantes, estabeleça incompatibilidade de férias simultâneas com antecedência (na mesma equipa ou entre funcionários envolvidos no mesmo projeto).

Confie na autogestão dos colaboradores

Com uma política de férias clara e incompatibilidades definidas antecipadamente, confie na capacidade de gestão dos seus funcionários. À medida que as marcações forem sendo feitas, e validadas, partilhe os calendários com os colaboradores. Incentive a que, antes de cada pedido de férias, cada trabalhador consulte os períodos já marcados por colegas. Desta forma, as marcações serão otimizadas logo de início, facilitando o seu trabalho de gestão.

Pondere fechar a empresa para férias

Se a maior procura de férias (por norma, no verão) coincidir com o período de menor atividade da empresa pode optar por encerrá-la para férias. Assim, todos os funcionários gozam de férias simultâneas e evita ter o estabelecimento aberto com custos superiores aos ganhos. Caso opte pelo encerramento, tenha em conta o que está disposto no Código do Trabalho.

Se o encerramento para férias ocorrer de forma anual, num período fixo (por exemplo, nas duas primeiras semanas de agosto), pode incluir esta informação na política de férias da empresa.

Antecipe quem faz o quê

Agora que o verão está a chegar, comece a planear a atividade da empresa perante a ausência dos colaboradores em férias. Defina com antecedência se as tarefas do funcionário em férias serão asseguradas por alguém da própria empresa ou se é necessário contratar um trabalhador temporário. Neste último caso, tenha à mão uma bolsa de trabalhadores temporários a quem recorrer no período do verão. Dessa forma, garante um processo de recrutamento mais célere.

Dentro de cada equipa ou departamento, esclareçam quais as tarefas que terão de ser garantidas diariamente e as que poderão ser retomadas apenas quando o funcionário regressar ao trabalho. Assegure-se que, antes das férias, cada colaborador prepara um documento no qual elenque tarefas em curso, deadlines, contactos e qualquer outra informação relevante. Este resumo de trabalho é uma ajuda preciosa para gerir uma empresa sem quebras de produtividade na época alta.

Não se esqueça das férias de dezembro

Não são só as férias no verão que podem ser um desafio para gerir uma empresa. Em dezembro, outra época alta de marcações de férias, o gozo de dias de descanso pode também trazer inquietude entre os trabalhadores e dores de cabeça na gestão dos mapas de férias. Trata-se, naturalmente, da altura do Natal e do Ano Novo, assim como o período de dias entre estas duas datas.

Também aqui, o truque é pensar antecipadamente no que é melhor para gerir uma empresa e os seus funcionários. Uma opção é encerrar a empresa para férias neste período de tempo.

Se optar por não encerrar a empresa, prepare-se para a gestão das marcações de férias. Nestes casos, dar prioridade a quem marca primeiro pode não ser o mais justo. Opte por uma lógica rotativa de ano para ano (quem não tirar férias nesta altura deverá ser beneficiado no próximo ano) ou dentro do próprio mês (quem marcar férias no dia 24 de dezembro não o poderá fazer a 31 de dezembro e vice-versa).