Regime simplificado e contabilidade organizada: saiba qual a melhor opção para si

Se está a pensar abrir atividade como trabalhador independente, leia com atenção este artigo. Explicamos o que deve saber para escolher o regime de tributação mais adequado ao seu caso.
Artigo atualizado a 12-05-2022

Regime simplificado ou contabilidade organizada? Esta é uma das decisões mais relevantes, a nível fiscal, a tomar quando se decide abrir atividade. Em causa está a opção por um dos dois regimes de tributação dos rendimentos empresariais e profissionais (categoria B do IRS), obtidos pelos trabalhadores independentes. Uma escolha acertada pode fazer diferença nos custos fiscais.

Se não domina as regras do regime simplificado nem da contabilidade organizada, neste artigo encontra informação essencial sobre estes dois regimes de tributação.

Regime simplificado

A quem se aplica?

O regime simplificado aplica-se a trabalhadores independentes, por exemplo, profissionais liberais e empresários em nome individual, com um rendimento anual bruto até 200 mil euros.

No entanto, estes trabalhadores independentes podem optar pelo regime da contabilidade organizada, se for mais favorável. Mais à frente, explicamos as regras deste regime de tributação.

Como funciona?

No regime simplificado, presume-se que uma parte do rendimento anual bruto diz respeito a despesas necessárias para o exercício da atividade. Deste modo, apenas a restante parte do rendimento anual bruto fica sujeita a tributação. Essa parcela, ou seja, o rendimento tributável, é calculada multiplicando o rendimento anual bruto por um coeficiente, que varia consoante a natureza do rendimento (ver caixa abaixo).

Confuso? Para melhor perceção do funcionamento do regime simplificado, apresentamos um exemplo prático.

Exemplo

O João pretende desenvolver a atividade de alojamento local na modalidade de moradia nas chamadas zonas de contenção.

No regime simplificado, o rendimento tributável do João calcula-se multiplicando o rendimento anual bruto obtido com a exploração do alojamento local pelo coeficiente de 0,50.

Assim, apenas 50% do rendimento anual bruto será tributado. Os restantes 50% serão considerados despesas necessárias para o exercício da atividade.

Coeficientes de tributação do regime simplificado

No regime simplificado, o rendimento tributável é calculado através da aplicação de coeficientes, consoante a natureza dos rendimentos.

0,15

Rendimentos de vendas de mercadorias e produtos, bem como rendimentos de prestações de serviços no âmbito de atividades de hotelaria e similares, restauração e bebidas.

0,75

Rendimentos das atividades profissionais especificamente previstas na tabela a que se refere o artigo 151.º do Código do IRS (CIRS). Em causa estão os rendimentos dos chamados profissionais liberais.

0,35

Rendimentos de prestações de serviços não previstos na tabela anexa ao artigo 151.º do CIRS e que não sejam efetuadas no âmbito de atividades de restauração e bebidas e de atividades hoteleiras e similares. Enquadram-se neste coeficiente os rendimentos da atividade de exploração de estabelecimentos de alojamento local na modalidade de moradia ou apartamento.

0,50

Rendimentos de exploração de estabelecimentos de alojamento local em áreas de contenção na modalidade de moradia ou apartamento. Consideram-se áreas de contenção aquelas que ultrapassam 25% da habitação disponível afeta ao alojamento local e que são definidas pelas câmaras municipais.

0,95

Rendimentos de contratos de cessão ou utilização temporária da propriedade intelectual ou industrial ou prestação de informações respeitantes a uma experiência adquirida no sector industrial, comercial ou científico. Mas também rendimentos de capitais imputáveis a atividades geradoras de rendimentos empresariais e profissionais, resultado positivo de rendimentos prediais, saldo positivo das mais e menos-valias e restantes incrementos patrimoniais.

0,10

Subsídios destinados à exploração e quaisquer outros.

1

Rendimentos de prestações de serviços efetuadas a sociedades abrangidas pelo regime da transparência fiscal nas quais:

  • o sujeito passivo detenha, direta ou indiretamente, pelo menos 5% das respetivas partes de capital ou direitos de voto; ou
  • o sujeito passivo, o cônjuge ou unido de facto e os ascendentes e descendentes detenham no seu conjunto, direta ou indiretamente, pelo menos 25% das respetivas partes de capital ou direitos de voto.

Tome nota

Os coeficientes de 0,75, 0,35 e 0,10 são reduzidos em 50% no período de tributação do início da atividade e em 25% no período de tributação seguinte. É necessário, no entanto, que nesses períodos o trabalhador independente não aufira rendimentos do trabalho dependente (categoria A) nem de pensões (categoria H).

Quem tem de justificar despesas?

No regime simplificado, a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) assume que uma parte do rendimento anual bruto corresponde a despesas suportadas para exercer a atividade, como indicamos acima.

No entanto, alguns trabalhadores independentes têm de apresentar comprovativos de despesas relacionadas com a atividade. É o caso daqueles que obtêm rendimentos abrangidos pelos coeficientes de 0,75 e 0,35.

O montante de despesas a justificar corresponde a 15% do rendimento anual bruto obtido com o desenvolvimento da atividade.

A este montante é deduzida automaticamente a dedução específica da categoria A, de  4 104 euros, ou as contribuições obrigatórias para regimes de proteção social, se forem superiores a 4 104 euros.

Desta forma, através da dedução específica referida, quem obtiver um rendimento anual bruto até 27 360 euros tem a “quota” de 15% automaticamente justificada. Portanto, só a partir desse rendimento bruto anual é que é necessário justificar despesas.

Saiba como funciona, em detalhe, a justificação de despesas no regime simplificado (link para artigo)

Quais as vantagens e desvantagens?

Entre as principais vantagens do regime simplificado, em comparação com a contabilidade organizada, apontamos três:

  • Menos obrigações fiscais;
  • Menos despesas associadas (por exemplo, não exige a contratação de um contabilista certificado);
  • Isenta de tributação uma parte do rendimento bruto anual, considerando que se trata de despesas necessárias para desenvolver a atividade.

Como desvantagem do regime simplificado, destacamos o facto de não permitir deduzir todas as despesas com o exercício da atividade. Só é possível deduzir até à quota presumida pela AT.

O que fazer para ficar enquadrado no regime simplificado?

Quem preferir o regime simplificado e reunir as condições exigidas tem apenas de entregar a declaração de início de atividade destinada a sujeitos passivos. Desta forma, fica automaticamente enquadrado nesse regime.

Contabilidade organizada

A quem se aplica?

Este regime de tributação é obrigatório para trabalhadores independentes com um rendimento anual bruto acima de 200 mil euros. Mas pode aplicar-se, por opção, a quem tenha um rendimento anual bruto até 200 mil euros.

Como funciona?

Na contabilidade organizada, o lucro tributável é calculado nos termos do Código do IRC (CIRC), com as adaptações do CIRS. Ou seja, obtém-se subtraindo ao rendimento anual bruto obtido com o exercício da atividade as despesas suportadas, sem limite.

Neste regime, pode ser apurado um prejuízo, se as despesas forem superiores ao rendimento bruto anual. Nesse caso, não há lugar a pagamento de IRS, e o prejuízo pode ser deduzido ao lucro tributável nos 12 anos seguintes. No entanto, em cada ano, a dedução do prejuízo não pode ultrapassar 70% do lucro tributável.

Que despesas podem ser deduzidas?

Na contabilidade organizada podem ser deduzidas as seguintes despesas inerentes ao exercício da atividade:

  • Utilização de viatura própria;
  • Gastos com combustíveis, deslocações e estadias;
  • Depreciações e amortizações de materiais informáticos, como por exemplo computadores e impressoras;
  • Residência da atividade;
  • Empréstimos bancários;
  • Multas e coimas pela prática de infrações;
  • Contabilista Certificado.

Quais as vantagens e desvantagens?

Uma das grandes vantagens da contabilidade organizada é a possibilidade de deduzir despesas relacionadas com a atividade sem qualquer limite.

Outro aspeto positivo é o facto de a contabilidade da atividade ser realizada por um profissional qualificado (contabilista certificado). Tal permite uma maior eficiência fiscal, uma vez que as despesas e os rendimentos são tratados com rigor.

A principal desvantagem da contabilidade organizada é exigir mais obrigações fiscais e despesas associadas (por exemplo, os honorários do contabilista certificado).

O que fazer para ficar enquadrado na contabilidade organizada?

Para ficar enquadrado neste regime é necessário apenas contratar um contabilista certificado. É este profissional que tem de tratar de todas as burocracias fiscais inerentes à atividade, incluindo a entrega da declaração de início de atividade.

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