6 Passos para organizar um campo de férias

Definir o regime do campo de férias (residencial ou não residencial), elaborar o plano de atividades e preparar a abertura de inscrições aos utentes. Estes são os passos a dar para que o campo de férias ganhe forma. Mas existem mais requisitos a cumprir, em termos de procedimentos legais.

Por exemplo, o campo de férias deve estar registado no Instituto Português do Desporto e da Juventude (IPDJ), mediante o pagamento de uma taxa. São ainda necessárias vistorias de segurança e higiene às instalações onde vão decorrer as atividades. Além disso, é obrigatório informar bombeiros, polícia e delegados de saúde da área geográfica de que vai começar um campo de férias. Para não se perder entre tantas formalidades, siga as nossas indicações.

1. Consulte a legislação

É o Decreto-Lei nº 32/2011 que estabelece os requisitos a ter em conta na organização de um campo de férias, por isso deve consultá-lo com atenção. Este diploma define campos de férias como “iniciativas destinadas exclusivamente a grupos de crianças e jovens, com idades compreendidas entre os 6 e os 18 anos, cuja finalidade abranja a realização, durante um determinado período de tempo, de um programa organizado de caráter educativo, cultural, desportivo ou meramente recreativo”.

2. Registe o campo de férias

Depois de estar a par da legislação, a primeira prioridade é proceder ao registo da sua instituição como organizadora de campos de férias junto do IPDJ. Pode fazê-lo por formulário eletrónico, enviando o documento por email para a direção regional do Instituto que tutela a área geográfica da instituição (ver aqui os endereços associados). O registo tem uma taxa associada de 350 euros. A lei prevê, no entanto, duas isenções: autarquias locais e entidades inscritas no RNAJ – Registo Nacional de Associativismo Jovem.

Ao comunicar a realização do campo de férias ao IPDJ, anexe ao formulário os seguintes elementos:

• Número de identificação fiscal da instituição;
• Regulamento interno de funcionamento;
• Projeto pedagógico e de animação;
• Declaração que identifique o coordenador responsável pelas atividades.

Regulamento interno de funcionamento

Elabore o regulamento interno de funcionamento com cuidado. Defina com clareza os direitos, deveres e regras para todos os que integrarão o campo de férias e as suas atividades, desde pessoal a participantes.

Projeto pedagógico e de animação

No projeto pedagógico e de animação, indique os princípios, valores, objetivos e estratégias educativas e pedagógicas. Deve ainda descrever a metodologia de avaliação e as ações previstas de seleção do pessoal.

Prazos necessários ao registo

Apesar de a legislação não indicar o período de antecedência indispensável, saiba que o IPDJ tem 10 dias para tomar uma decisão sobre a comunicação prévia. Além disso, caso seja aprovada a abertura do campo de férias, a ASAE – Autoridade de Segurança Alimentar e Económica também terá de ser avisada, com uma antecedência mínima de 20 dias úteis. Esta comunicação é da responsabilidade do IPDJ. Somando estes dois prazos, terá, forçosamente, de iniciar o registo do campo de férias cerca de mês e meio antes da abertura planeada.

Depois da comunicação ao IPDJ, receberá um número de registo. Garanta que este número de registo fica visível nos locais de atendimento da instituição. Caso contrário, poderá incorrer numa multa entre 200 e 1 000 euros.

3. Cumpra as regras para as instalações

Também no que diz respeito às instalações será necessário cumprir requisitos legais. As exigências dependem se o campo de férias será feito em regime residencial ou não.

Se o campo de férias for no regime residencial, certifique-se de que os edifícios onde as crianças vão pernoitar estão licenciados ou têm autorização de utilização, obedecendo aos requisitos do Regime Jurídico da Urbanização e Edificação. Além das dormidas, todas as áreas das atividades deverão estar devidamente licenciadas ou sujeitas a vistoria de segurança e higiene por uma entidade legalmente certificada para tal. As vistorias têm de ser feitas, no mínimo, 30 dias antes da abertura do campo de férias (e até um ano antes).

Se pretender dinamizar um campo de férias numa praia, também o pode fazer, desde que esteja devidamente concessionada.

4. Selecione o pessoal

Tenha sempre em atenção de que vai necessitar, por lei, de um monitor para cada grupo de seis crianças com idade inferior a 10 anos. Já para participantes entre os 10 e os 18 anos, as normas estipulam um monitor para cada 10.

Se as crianças pernoitarem no local, as contas mudam. Nesse caso, precisa de um monitor para cada 18 crianças com menos de 10 anos ou, para os mais velhos, um monitor para cada 25.
No mínimo, terá sempre de contar com dois monitores no local das dormidas.

Além dos monitores, que acompanham os participantes ao longo das atividades e garantem a sua segurança, cada campo de férias tem de ter um coordenador com competências de supervisão técnica.

5. Tenha seguro para emergências

A entidade organizadora do campo de férias tem de ter um seguro que cubra os acidentes pessoais das crianças. É também necessário avisar os bombeiros, a polícia e os delegados de saúde da região de que vai realizar-se um campo de férias. Esta comunicação deve ser efetuada com uma antecedência mínima de 48 horas.

6. Disponibilize informação

Durante o campo de férias é necessário manter um ficheiro atualizado com os seguintes dados:

• Cronograma das atividades;
• Projeto pedagógico e de animação;
• Regulamento interno;
• Lista identificativa dos participantes e respetiva idade;
• Autorizações dos pais ou representantes legais;
• Apólices dos seguros;
• Contactos de emergência;
• Ficha sanitária individual;
• Identificação do pessoal técnico e respetivos comprovativos de qualificações;
• Autos de vistoria das instalações.

Por fim, é ainda obrigatório ter o livro de reclamações, que deve estar acessível durante todo o período de realização do campo de férias.