12 passos para preparar e conduzir uma reunião produtiva

Definir objetivos, criar uma agenda, escolher cuidadosamente os participantes, enviar antecipadamente a ordem de trabalhos e, posteriormente, partilhar as principais decisões tomadas. Estes são alguns passos essenciais para que qualquer reunião alcance sucesso.

Como realizar uma reunião produtiva

1. Convide para a reunião apenas quem for realmente necessário

Porque tempo é dinheiro, experimente calcular o valor/hora dos intervenientes da reunião, tendo em consideração uma estimativa da duração do encontro. Será esse o custo total da reunião para a empresa, sem contabilizar o tempo investido por cada colaborador na preparação prévia e posterior análise das conclusões. Em suma, seja criterioso na seleção dos intervenientes.

2. Faça uma preparação prévia da reunião

Qualquer reunião tem de ser planeada e devem ficar claros os seus objetivos. Pode criar, para o efeito, um guião com os temas que serão abordados e enviá-lo, em conjunto com a convocatória, para todos os participantes. Mais do que uma cortesia, a preparação dos temas – e a sua circulação prévia entre os intervenientes da reunião – é uma eficiente prática de negócios para refletir verdadeiramente sobre o propósito, a natureza e a estrutura de uma reunião antes da sua realização. Se considerar pertinente, pode também fazer uma estimativa do tempo que cada tópico da reunião deverá tomar. Tenha presente que a agenda da reunião deve circular entre os intervenientes com antecedência suficiente para que, caso seja necessário, possam preparar-se devidamente (reunir e consultar relatórios ou outra documentação, pensar em propostas e sugestões, por exemplo).

3. Evite marcar reuniões fora do horário de trabalho

Reserve a marcação de reuniões fora do horário de expediente para situações de emergência. A marcação de reuniões a um serão ou fim de semana afetará a vida pessoal dos colaboradores. E nunca deve esquecer-se de que um bom desempenho profissional passa pela combinação perfeita e pelo respeito das fronteiras entre a vida profissional e pessoal.

4. Limite o uso dos telemóveis e o acesso à Internet

A menos que sejam elementos importantes e realmente úteis para o teor do que estiver a ser debatido, os telemóveis devem ficar sem som e, de preferência, invisíveis. É certo que são atualmente uma ferramenta de trabalho, útil, nomeadamente, para consultar e-mails e receber alertas com lembretes. Contudo, evite desviar a sua atenção da reunião para o telemóvel. Pois, pois mesmo que o esteja a utilizar para fins profissionais, poderá passar a ideia de que está a perder o foco. Demonstre que está verdadeiramente atento ao que os outros intervenientes da reunião dizem a cada momento.

5. Reúna de pé

No caso de reuniões recorrentes, de curta duração e que se destinem apenas a fazer um status/ponto de situação ou tomada de decisão mais rápida, pondere a sua realização com os participantes de pé. Além de se tornar um momento menos formal, o facto de os intervenientes estarem sentados e mais confortáveis pode contribuir para prolongar a discussão dos assuntos durante mais tempo do que o estritamente necessário.

6. Dê a voz a todos mas não sobre tudo

Permita a discussão de qualquer problema ou questão que seja pertinente no âmbito da reunião. E dê a todos os intervenientes a possibilidade de fazerem ouvir a sua voz. Mas anule com celeridade eventuais conversas paralelas que possam surgir. São de evitar os comentários particulares entre participantes, por retirarem o foco da reunião e poderem atrapalhar o orador. Durante a reunião, todos os comentários devem contribuir para a reunião como um todo. É importante manter a separação entre a dimensão pessoal e a profissional. Não há nada errado em ter amigos no local de trabalho. Mas as reuniões não se destinam a ser encontros sociais. Uma certa dose de socialização no começo e final das reuniões ajudará a manter a máquina da empresa em funcionamento. No entanto, é necessário haver um equilíbrio.

7. Saiba sempre que horas são

Considere o relógio como o “deus” das reuniões. Tenha presente que a hora de começo e término devem ser cumpridas. E, por respeito aos intervenientes da reunião, esta nunca deve ultrapassar o tempo previsto, sobretudo no caso de reuniões regulares. Caso a ordem de trabalhos fique bloqueada num ponto ou se aperceba que não haverá tempo para abordar os vários tópicos previstos, faça uma pausa e pergunte aos participantes se é possível prolongar o encontro por mais alguns minutos ou se preferem agendar um outro. Já se a reunião não puder terminar sem uma tomada de decisão, os participantes deverão ter sido previamente informados de que a reunião demorará o tempo necessário até se chegar a uma conclusão.

8. Alerte para atrasos e pouca participação

Pode ser importante advertir atrasados “crónicos” e intervenientes que nunca participam ativamente. Chegar a horas é um princípio de educação e um sinal de respeito por todos os participantes da reunião. Nos casos de reuniões regulares, chame a atenção (individualmente e à parte) dos intervenientes que têm o hábito de não cumprir horários. Dê também uma palavra aos que não participam ativamente e têm uma postura tendencialmente passiva.

9. Mantenha sempre presente a principal razão da reunião

Já alguma vez pensou que a principal razão de se realizar uma reunião com um conjunto de pessoas é fazer algo que não possa ser feito individualmente com maior eficiência? Nos negócios, as reuniões têm três propósitos principais: comunicar, administrar e decidir. Mas o foco dos três tipos de reuniões deve ser sempre a ação. Devem servir para comunicar a intenção de agir num determinado sentido ou comunicar os resultados de uma decisão que tenha sido tomada, para gerir um plano de ação, ou para decidir entre várias opções de atuação. Lembre-se que uma das principais razões pelas quais as reuniões não são produtivas são os desvios em relação aos temas centrais, situações a evitar, sobretudo quando a reunião tem muitos participantes e de diferentes níveis hierárquicos. Em caso de desvios, é fundamental trazer a atenção de todos ao tema com a maior celeridade possível.

10. Comece e conclua cada assunto

Tenha presente que é fácil desviar a atenção dos temas durante uma reunião. Por isso, além de ser importante seguir o guião dos temas a tratar, assegure-se que os tópicos debatidos têm, efetivamente, uma conclusão, seja uma tomada de decisão ou outro encaminhamento. Cada decisão tomada deve ficar explícita, assim como o responsável pelo seu prosseguimento e o respetivo prazo de execução.

11. Termine a reunião com um reforço das decisões tomadas

Faça uma síntese dos assuntos abordados e saliente as principais conclusões da ordem de trabalhos e as decisões tomadas. Pergunte se alguém tem dúvidas ou algum comentário adicional a fazer. Dê também um follow-up das conclusões de cada reunião. Pode optar por enviar as principais ideias por email a todos os intervenientes, incluindo os temas abordados e o plano de ação com o nome dos responsáveis e respetivos prazos para cumprimento dos objetivos definidos.

12. Elimine reuniões quando já não houver propósito para as realizar

Já não consegue identificar claramente a razão para realizar uma reunião regular (semanal, quinzenal ou mensal)? Nesse caso, é altura de a eliminar da agenda. Os objetivos mudam e, quando o motivo para a realização de uma reunião deixar de existir, não tenha receio de acabar com esse ciclo. Lembre-se sempre que a definição de objetivos é tão importante ao nível das reuniões como nas outras dimensões da vida empresarial.