10 passos para reduzir os custos da sua empresa

Racionalizar custos, analisar contas e renegociar serviços são algumas das estratégias a implementar na sua empresa para reduzir as despesas. Rubrica a rubrica, identifique oportunidades de poupança e planifique a estratégia de ação. Evite, contudo, uma postura de lobo solitário e faça deste esforço para queimar “gorduras” uma tarefa coletiva de toda a empresa.

1.º Passo: Elabore uma estratégia formal

Definir um programa de redução de custos, com orientações, estratégias, prioridades e objetivos de poupança pode parecer evidente. Mas muitas empresas caem no erro de não formalizar as suas intenções e plano de ação. A elaboração de uma estratégia formal é essencial para que exista uma linha de ação coerente (ao invés de medidas dispersas de reduzido impacto) e para que todos os departamentos e equipas estejam alinhados com a necessidade de cortar custos, com responsabilidades claramente definidas.

Associado ao programa de redução de custos, defina também um orçamento com limites de despesa. Tenha em conta os custos fixos e as medidas que serão implementadas. No caso de empresas de menor dimensão, é fundamental que inclua o seu salário na fatia de despesas. Mesmo que tenha em mente não retirar um ordenado fixo, precisará de alguma verba para despesas pessoais (que, caso não esteja inscrita no orçamento, acabará por passar ‘invisível’ na gestão dos limites de despesas da empresa). Defina uma avaliação do orçamento de forma rotineira, seja semanal ou mensalmente.

2.º Passo: Escute a opinião de quem sabe – os seus colaboradores

Aproveite o conhecimento de quem domina, ao pormenor, a atividade diária da empresa. Os seus colaboradores são uma componente fundamental para definir ações de redução de custos, uma vez que têm uma visão privilegiada – e prática – dos processos e rotinas. Tendo isso em conta, dinamize canais para que os funcionários possam dar sugestões de medidas de redução de custos. Crie recompensas, ao longo do tempo, para as melhores ideias (uma folga extra, por exemplo). Dessa forma, a participação com ideias será maior. E, simultaneamente, haverá uma maior sensibilização para a poupança e redução dos custos junto dos recursos humanos da empresa.

3.º Passo: Olhe para os contratos atuais

Gastos com energia, água e telecomunicações são inevitáveis para a grande maioria das empresas. No entanto, corre o risco de estar a pagar por serviços de que não usufrui, incluídos no pacote contratualizado. Olhe atentamente para os seus contratos e para as últimas faturas, analisando se o serviço está ajustado à realidade da sua empresa. Compare os preços das concorrentes e negoceie com a sua operadora uma solução mais económica – ou mude de fornecedor de serviço para conseguir uma maior redução de custos. Por exemplo: contratualizou um pacote de serviços com minutos de chamadas para fora da União Europeia quando o negócio da sua empresa se cinge à Península Ibérica? Explore a oferta de três operadoras concorrentes, por exemplo, e, com base na informação recolhida, defenda uma proposta de mensalidade mais vantajosa junto da sua operadora, apenas com minutos incluídos para Portugal e Espanha.

4.º Passo: Começar a montante – negociar com fornecedores

Não existe empresa que produza sem matérias-primas. Porém, é importante que reduza o seu custo ao mínimo possível. Cortar na qualidade do material pode ser contraproducente para o seu negócio, pelo que a sua primeira aposta deve ser a renegociação de preços com fornecedores. Concentre-se nos fornecedores com quem mantém uma relação de longa data – e de muitos euros já liquidados – e para os quais será mais vantajoso cortar na margem de lucro do que perder um cliente frequente.

Opte, sempre que possível, por pagar as faturas a pronto ou nos primeiros dias a partir da receção das mesmas. Desta forma, terá maior facilidade em estabelecer boas relações com os fornecedores e negociar descontos ao preço final.

5.º Passo: Concentre-se no core, externalize o restante

Assegure-se de que a maioria das despesas fixas da sua empresa diz respeito à sua atividade principal. Concentre aqui os seus recursos humanos de maior experiência e maior remuneração. Fora das áreas de negócio core, avalie as possibilidades de externalização de serviços e subcontratação. Recorra, por exemplo, a uma empresa de limpezas e a uma empresa de contabilidade ao invés de contratar colaboradores para essas áreas, suavizando a estrutura fixa de custos. O recurso a trabalhadores freelancer pode ser uma alternativa para reduzir custos e contribuições à Segurança Social. Mas lembre-se de que, por lei, estes mantêm uma relação de autonomia com a empresa, pelo que não estão abrangidos por local e horário de trabalho fixo.

6.º Passo: Atenção às compras

Optar pela compra centralizada a fornecedores – em vez da dispersão das compras pelos vários departamentos – pode ser mais eficaz para negociar descontos em grandes quantidades. Em paralelo, peça sempre orçamentos a, pelo menos, três empresas diferentes, para cada compra (mesmo as de menor dimensão). Assim, terá uma melhor perspetiva de mercado e uma maior probabilidade de conseguir economizar.

7.º Passo: Agilize a sua relação com os clientes

Os atrasos nos pagamentos dos clientes estão a prejudicar a situação financeira da empresa? Diminua riscos e inseguranças de tesouraria com uma melhor organização dos clientes e das transações efetuadas. Defina uma política geral de crédito e modalidades contratuais que incentivem pagamentos a pronto ou no menor tempo possível. Organize os seus clientes de acordo com o grau de risco e histórico de aquisições na sua empresa. A partir daí, adote diferentes posturas perante os atrasos de pagamentos. Para clientes de menor risco, com maior volume de transações ou maior histórico, seja mais tolerante. Pelo contrário, assuma uma postura inflexível para clientes de maior risco e menor garantia de pagamento.

8.º Passo: Considere uma mudança de instalações

Se os custos de arrendamento das instalações da sua organização são amarras pesadas em comparação com as receitas, pondere uma mudança. Analise o mercado de arrendamento e procure alternativas mais económicas. Avalie, por exemplo, a possibilidade de acordo com alguns colaboradores para passagem a um regime de teletrabalho, conseguindo assim reduzir o número de funcionários nas instalações da empresa. Menos colaboradores equivalem a menos metros quadrados necessários e, consequentemente, a um menor custo de arrendamento.

Para startups e pequenas empresas, um espaço cowork pode ser uma alternativa a ter em conta. Para empresários em nome individual ou microempresas de dois ou três colaboradores, sem necessidade de um espaço físico (negócios online, por exemplo), os chamados “escritórios virtuais” são uma opção económica. Trata-se de espaços para os quais poderá reencaminhar o seu correio ou ter acesso pontual a uma sala de reuniões, servindo como morada formal da sua empresa.

9.º Passo: Poupe energia sem cortar no conforto

Reduzir o peso da fatura energética na sua empresa é um passo importante para cortar custos de produção e ganhar competitividade no seu mercado. Se possui margem para investir, faça uma auditoria energética aos seus consumos para identificar oportunidades de poupança. As medidas de eficiência energética que implementar agora resultarão em poupanças consideráveis a médio e longo prazo.

No entanto, é também possível poupar nos custos de energia sem necessidade de volumosos investimentos iniciais. A ERSE – Entidade Reguladora dos Serviços Energéticos apresenta um guia de “Dicas para Poupar Energia – Empresas”, no qual enumera soluções de eficiência energética assentes, sobretudo, na mudança de comportamentos dos colaboradores. Garanta, por exemplo, que as luzes e equipamentos de escritório não estão ligados desnecessariamente e que o ar condicionado está regulado de forma adequada (22ºC no inverno e 24ºC no verão). Promova a exposição solar abundante no Inverno e o uso de estores exteriores no verão. Deste modo, estará a usar a iluminação solar a favor da empresa, reduzindo custos de aquecimento/arrefecimento e de iluminação artificial.

Ao nível dos equipamentos, opte por alternativas da classe energética mais eficiente. Nas lâmpadas, prefira as soluções fluorescentes (tubos ou compactas) – para um menor consumo e um maior tempo de vida útil. Olhe com atenção para a fatura energética, veja se o seu tarifário se adequa à atividade da empresa e analise a oferta de outros operadores.

10.º Passo: Corte nos pequenos custos

Quando olha para a estrutura de custos fixos da sua empresa, poderá ter tendência a concentrar-se nas grandes parcelas: salários, energia e espaço físico. Contudo, ao cortar nas pequenas despesas atingirá também uma importante redução acumulada de custos. Para cada procedimento, pense sempre numa alternativa de menor custo. Troque as reuniões presenciais por videochamadas via Skype, imprima menos, recorra ao fleetsharing, compre equipamentos em segunda mão, procure alternativas open source/ gratuitas para o software e negoceie parcerias com outras empresas complementares (partilha de mailing lists, de canais de distribuição ou de fornecedores, por exemplo, com vista a uma otimização dos custos).