Videochamada: 10 dicas para tornar a sua reunião digital produtiva

Participar numa reunião a partir de uma videochamada pode parecer simples, mas tem desafios complexos que podem colocar entraves à nossa produtividade ou mesmo à relação que mantemos com colegas de trabalho e parceiros de negócio.

Se plataformas como o Zoom, o Skype ou Meets fazem parte do seu dia de trabalho, saiba como tirar melhor partido das reuniões à distância e, quem sabe, ganhar tempo para outras tarefas laborais ou até para atividades de lazer.

O que deve (e não deve) fazer numa videochamada

1. Teste a rede wi-fi antes da videochamada

A lei inventada pelo engenheiro aeroespacial norte-americano Edward Murphy diz-nos que tudo o que puder acontecer de errado, acontecerá. Mas há maneiras de reduzir essa probabilidade. Uma hora antes de iniciar a sua videochamada, teste a rede wi-fi ou a ligação de internet para garantir que tudo corre como previsto. Deste modo, não há Lei de Murphy que consiga estragar a sua reunião online.

2. Seja pontual

Quando estamos em casa, podemos perder a noção do tempo. Para evitar atrasos desnecessários, faça o login na videochamada alguns minutos antes do início da reunião. Aproveite para perceber, através da câmara, como está a sua apresentação.

3. Mantenha o microfone desligado, exceto quando fala

Quando várias pessoas estão numa videochamada, os barulhos da casa, escritório ou outro local em que os participantes se encontrem podem reduzir ou até inviabilizar a comunicação. Se possível, desligue o microfone quando está a ouvir outro participante falar e ligue-o apenas para intervir. Aguarde também pela sua vez de falar – se duas pessoas o fizerem ao mesmo tempo torna-se impossível de ouvir do que ambas dizem.

4. Seja paciente com os outros participantes

Nem todos têm o melhor acesso a rede de internet, às ferramentas de última geração ou até ao conhecimento de tecnologia. Ajude os outros participantes nas suas dúvidas sobre o tema em discussão ou até questões logísticas da videochamada e seja paciente quando as coisas não correm bem.

5. Seja direto e evite divagações

Estar à frente de um ecrã durante várias horas pode ser bastante cansativo e afeta a postura corporal. No mundo digital, mas também presencialmente, as reuniões mais produtivas são aquelas que vão diretas ao assunto e não se perdem em fait divers. Prepare-se para a reunião e respeite a sua vez de falar. No final da videochamada, reserve um minuto para assuntos mais triviais.

6. Elimine as distrações

Se está a realizar a videochamada em casa, desligue todos os gadgets e aparelhos electrónicos que possam distraí-lo. Feche também as janelas e procure uma parede branca para poder falar sem causar distrações aos outros participantes. Mantenha a sua área de trabalho limpa e tenha atenção aos pontos de luz: prefira ficar à frente de uma janela e não o contrário, por exemplo. Se se encontra no escritório ou num espaço de co-working, procure uma sala vazia para falar e use auscultadores ou phones para manter a reunião privada.

7. Arrume os dois ambientes de trabalho

Mantenha limpo o espaço onde está instalado, seja em casa ou no escritório, mas também o ambiente de trabalho do seu computador, caso esteja a mostrar uma apresentação aos outros participantes. Feche também todas as janelas virtuais, para que ninguém possa olhar para dentro do seu computador.

8. Não ceda ao multitasking

Muitos profissionais têm o dom do multitasking: fazer várias tarefas ao mesmo tempo. No entanto, tratar de outros temas durante uma videochamada, em segundo plano, pode ocasionar desatenções involuntárias e mal-entendidos entre os participantes. Esteja atento ao desenrolar da reunião e renda-se ao multitasking noutra ocasião.

9. Respeite o tempo da reunião

As reuniões têm horas para começar e terminar e as que acontecem através de videochamada não são exceção. Todos temos compromissos e uma agenda para cumprir ao longo do dia de trabalho, por isso respeite o tempo certo da reunião. Quanto mais a reunião se prolongar, menos produtiva será.

10. Quais os próximos passos?

Antes de encerrar a reunião, todos devem conhecer os próximos passos. Numa videochamada por vezes não é fácil identificar que tarefa cabe a cada participante, devido a problemas de ligação ou ausência de linguagem corporal entre todos. Se tem dúvidas do que é esperado de si, faça questão de perguntar diretamente aos outros participantes.