Saiba como fazer uma melhor gestão do tempo

Diz o ditado que “tempo é dinheiro” e sabemos, na prática, quão preciosas são as horas de um dia em que a lista de tarefas é interminável e o tempo parece “voar”. Conheça dicas para organizar os seus dias e semanas e otimizar a sua gestão do tempo.

Gestão do tempo: primeiras notas

Em primeiro lugar, tenha presente que só existem três formas de despender tempo: com pensamentos, palavras ou ações. Na sua rotina profissional, é possível que seja frequentemente interrompido e a sua atenção desviada do que está a fazer. Se, por um lado, não pode eliminar todas essas interrupções, por outro pode decidir quanto tempo lhes dedicará, tal como lhe cabe a si decidir o tempo que investe em conversas, ações e pensamentos que farão com que seja efetivamente bem-sucedido nas suas tarefas.

Experimente anotar todas as suas reflexões, conversas e atividades durante uma semana. Este exercício ajudará a compreender o que consegue fazer ao longo de um dia e onde é que despende o seu tempo. Conseguirá avaliar se o desperdiça em pensamentos, conversas e ações produtivas ou improdutivas.

Para melhorar a sua gestão do tempo, todas as suas tarefas, reuniões e telefonemas importantes devem estar na sua agenda. Se considerar útil, indique uma estimativa do tempo que tenciona dedicar a cada situação. Faça um esforço para se manter disciplinado nas suas anotações.

Organizar o dia

• Reserve alguns minutos do serão (entre 10 a 30, por exemplo) para planificar o dia seguinte. É uma regra de ouro na gestão do tempo. Em alternativa, e caso prefira ou não tenha tido tempo na noite anterior, dedique os primeiros 15 a 20 minutos do dia a planeá-lo e não comece a sua jornada sem completar a tarefa. “O momento mais importante do dia é aquele que reserva para o planificar”, indica a revista de empreendedorismo Entrepeneur.
• Dedique cinco minutos antes de cada chamada e/ou tarefa a refletir nos resultados que pretende atingir. Isso ajudará a visualizar o sucesso do telefonema ou tarefa a realizar, otimizando a sua intervenção.
• De igual modo, dedique outros cinco minutos após cada telefonema ou tarefa a avaliar se alcançou ou não os resultados desejados. Caso a resposta seja negativa, questione-se sobre o que falhou e como poderá evitar que aconteça novamente.
• Listas de tarefas podem tornar-se tão longas que se tornam inexequíveis. Um diário profissional pode ser uma boa alternativa.
• Na planificação do seu dia, contabilize algum tempo para interrupções, uma vez que será inevitavelmente desviado do que está a fazer diversas vezes. Conte também com algumas pausas. Vários estudos indicam que pequenos intervalos aumentam a produtividade.

Dizer “Não”

• Não atenda todos os telefonemas, nem responda de imediato aos e-mails, a menos que sejam urgentes. Reserve uma altura do dia para responder a e-mails e devolver chamadas.
• Não dê atenção imediata a todas as solicitações, a menos que sejam absolutamente urgentes.
• Elimine distrações, nomeadamente redes sociais como o Facebook, por exemplo, a menos que sejam ferramentas importantes na gestão da sua organização social.
• Se tiver essa possibilidade, coloque um aviso na porta do gabinete com a indicação “Por favor não incomodar” quando estiver a fazer algo inadiável, ou que tem de estar pronto o mais depressa possível.

Quer fazer tudo?

Saiba que é impossível fazer tudo, mesmo que siga à risca uma boa estratégia de gestão do tempo. O ritmo frenético do dia a dia pode criar a tentação de completar cada uma das suas tarefas tão depressa quanto possível, mas como “depressa e bem não há quem” e “a pressa é inimiga da perfeição”, essa opção pode causar-lhe problemas no futuro e sair-lhe caro.

Organizar a semana

• Faça, no início da semana, uma lista das tarefas que têm de estar concluídas no final da sexta-feira seguinte (administrativas, contactos com parceiros ou media, reuniões, etc.), e indique uma estimativa do tempo de que necessitará para cada uma delas.
• Seja realista. Não é útil ter uma lista demasiado extensa com tarefas que não conseguirá concretizar.
• Crie uma hierarquia das tarefas prioritárias que pode realizar numa base diária.
• Reserve algum tempo da semana para a criatividade, ler e refletir sobre ideias que podem melhorar a sua performance/intervenção/imagem.

A importância da organização

Além de ser importante ter o seu tempo organizado, também é importante manter os seus documentos e ficheiros sob controlo. Ter tudo em ordem, de modo a conseguir encontrar a informação que necessita quando precisa, pode poupar-lhe muito tempo. Neste sentido, o Ei também lhe apresenta algumas sugestões:

• Comprometa-se consigo próprio e dedique tempo a organizar-se. Crie ficheiros no computador para arquivar todos os documentos relativos à gestão da organização e aposte num sistema similar no e-mail, com diferentes folders consoante as suas necessidades.
• Organize os documentos por categorias e subcategorias: orçamento, despesas, impostos, receitas, donativos, planeamento, marketing, ações de promoção/media, colaboradores, acordos/parcerias, etc. Também pode ser útil ter pastas com temas como: Fazer, Ler, A aguardar resposta, Ponderar, Ideias.
• De igual modo, mantenha os seus dossiers e armários bem organizados.
• Organize o seu escritório tão bem como o seu tempo. Utilize listas para se manter focado e no rumo que traçou. Lembre-se que estar organizado é um processo no qual deve trabalhar continuamente. “Despender hoje algum tempo a organizar-se poupar-lhe-á centenas de horas no futuro”, indica a revista online PowerHomeBiz.
• A única coisa universal no que respeita a organização é a necessidade de a manter numa base regular. Não se trata de uma atividade anual nem mesmo mensal. “A organização é algo que deve manter diariamente”, frisa a revista de empreendedorismo Entrepreneur.