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Regime simplificado: Como justificar despesas no e-fatura

É trabalhador independente e está enquadrado no regime simplificado de IRS? Saiba se tem de justificar despesas no e-fatura, qual o valor e como fazê-lo.

Novo regime simplificado

O que mudou?

O Orçamento do Estado para 2018 introduziu mudanças no regime simplificado de IRS, aplicável por defeito a quem recebe rendimentos da categoria B até 200 000 euros brutos por ano, sendo opcional face à contabilidade organizada.

No regime simplificado, o rendimento tributável (sobre o qual incide o IRS) obtém-se através da aplicação de um coeficiente, que varia em função da atividade em causa, existindo uma presunção de despesas (parcela isenta de imposto). Isso faz com que o imposto recaia apenas sobre uma parte do rendimento bruto anual e não sobre a totalidade. Um exemplo: no caso dos profissionais liberais, em regra, o coeficiente de tributação é de 75%, donde os restantes 25% correspondem a despesas presumidas.

Desde janeiro de 2018, alguns trabalhadores independentes passaram a ter de justificar despesas no montante equivalente a 15% do seu rendimento bruto anual, para continuarem a beneficiar plenamente dos coeficientes de tributação e deduções de despesas do regime simplificado.

Quem é afetado?

Em causa estão os profissionais liberais, tais como médicos, engenheiros, economistas, arquitetos e advogados, aos quais se aplica um coeficiente de tributação de 75%, e outros prestadores de serviços, nomeadamente na área do alojamento local, na modalidade de moradia ou apartamento, aos quais se aplica um coeficiente de 35%. Mas destes só são afetados pelas novas regras aqueles que auferem rendimentos acima de 27 360 euros por ano. Até este valor tudo se mantém como antes.

Se as despesas não forem justificadas, há uma penalização. Nessa situação, é considerado um rendimento tributável superior ao que resultaria da aplicação do coeficiente (ver exemplo abaixo), implicando mais imposto a pagar.

Qual o valor de despesas a justificar?

Na prática, não é necessário justificar despesas equivalentes a toda a parcela dos 15%. Isto porque, no atual regime simplificado, uma parte é assumida logo à cabeça: 4 104 euros ou, se forem superiores, as contribuições obrigatórias para regimes de proteção social.

Caso prático

Para uma melhor perceção do valor a justificar, tome-se, como exemplo, um advogado que, em 2018, preveja obter um rendimento bruto de 35 000 euros e cujas contribuições para a Segurança Social não ultrapassem 4 104 euros. Neste cenário, este trabalhador terá de provar despesas no valor de 1 146 euros (35 000€ x 15% – 4 104€ = 1 146€).

Desta forma, o seu rendimento coletável corresponderá à aplicação do coeficiente aplicável (75%, no caso dos profissionais liberais). Feitas as contas, o rendimento sujeito a IRS será de 26 250 euros (35 000€ x 75% = 26 250€). A restante parcela, de 25% do rendimento bruto anual, será considerada como despesa, totalizando 8 750 euros. Ou seja, este trabalhador só pagará IRS sobre 26 250 euros. Os restantes 8 750 euros ficarão livres de imposto.

Com as regras antigas, o cenário fiscal seria o mesmo: rendimento tributável de 26 250 euros e dedução de despesas de 8 750 euros. A diferença é que não seria necessário justificar quaisquer gastos. A parcela de 25% seria assumida automaticamente como despesa, independentemente de esta ter sido realizada ou não.

Caso o trabalhador não justifique a despesa de 1 146€, este valor acrescerá ao rendimento tributável obtido após a aplicação do coeficiente. Deste modo, em vez de um rendimento tributável de 26 250 euros, será tido em conta um rendimento tributável de 27 396 euros (26 250€ + 1 146€ = 27 396€). Os restantes 7 604€ serão assumidos automaticamente como despesas.

Quais as despesas possíveis?

Os trabalhadores independentes abrangidos pelas novas regras podem apresentar as seguintes despesas relacionadas com a sua atividade:

  • Gastos com o pessoal e encargos suportados a título de remunerações, ordenados e salários;
  • Rendas de imóveis afetas à atividade empresarial ou profissional;
  • 1,5% do valor patrimonial tributário (VPN) dos imóveis afetos à atividade empresarial ou profissional. Se os imóveis estiverem afetos a atividades hoteleiras ou de alojamento local, passa a considerar-se 4% do VPT;
  • Outras despesas com a aquisição de bens ou prestações de serviços relacionadas com a atividade. Por exemplo: eletricidade, água, comunicações, rendas de viaturas, seguros, quotizações profissionais e deslocações. Ver mais abaixo “Imputação de faturas no e-fatura”;
  • Importações ou aquisições intracomunitárias de bens ou serviços relacionadas com a atividade.

Nota: as novas regras do regime simplificado de IRS permitem abater despesas parcialmente afetas à atividade empresarial ou profissional. Por exemplo, um trabalhador independente que trabalhe em casa, pode afetar uma parte da conta da eletricidade à sua atividade. Contudo, as chamadas despesas “mistas” só podem ser consideradas em 25% do seu valor. Os restantes 75% são imputados às despesas gerais familiares.

Caso prático

Imagine-se um empresário que explora um apartamento como alojamento local e que, em 2018, preveja obter um rendimento bruto de 50 000 euros, pagar 3 500 euros em contribuições para a Segurança Social e realizar as seguintes despesas:

Eletricidade: 400 euros;
Água: 200 euros;
Gás: 300 euros;
Serviços de lavandaria e limpeza: 900 euros.

Presuma-se ainda que o imóvel está, na íntegra, afeto à atividade de alojamento local, tendo um VPT de 150 000 euros. Assim sendo, o empresário poderá deduzir 6 000 euros ( 150 000€ x 4% = 6 000€).

Neste caso, as despesas aceites totalizarão: 7 800 euros (400€ + 200€ + 300€ + 900€ + 6 000€ = 7 800€). Contudo, pelas novas regras do regime simplificado, este empresário fictício apenas terá de justificar despesas no valor de 3 396 euros (50 000€ x 15% – 4 104€* = 3 396€).

*Aplica-se a dedução automática de 4 104 euros, porque o montante das contribuições para a Segurança Social é inferior a este valor.

Como é que se justificam as despesas?

Todas as despesas de bens e serviços relacionadas com a atividade devem constar de faturas comunicadas à AT. Para consultá-las, basta aceder à página pessoal da área do e-fatura, no Portal das Finanças. É ainda necessário indicar se as despesas são pessoais, profissionais ou “mistas” (como mostra a imagem).

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