Regime simplificado: como funciona a justificação de despesas

O regime simplificado é a opção de tributação em sede de IRS mais escolhida pelos trabalhadores independentes. O motivo? Exige menos obrigações fiscais. Ainda assim, em determinados casos, é necessário justificar despesas suportadas com a atividade. Neste artigo, explicamos como deve proceder.

Como funciona o regime simplificado?

O regime simplificado do IRS abrange quem recebe rendimentos empresariais e profissionais (categoria B) até 200 mil euros anuais brutos. 

Neste regime de tributação, o rendimento tributável, isto é, o rendimento sujeito a IRS, obtém-se multiplicando o rendimento anual bruto por um coeficiente, que varia em função da natureza do rendimento em causa, existindo uma presunção de despesas (parcela isenta de imposto). 

Esta lógica faz com que o imposto recaia apenas sobre uma parte do rendimento bruto anual e não sobre a totalidade. Na prática, a aplicação do coeficiente funciona como uma dedução ao rendimento.

Quem tem de justificar despesas?

Alguns trabalhadores independentes enquadrados no regime simplificado têm de justificar algumas despesas. É o caso daqueles que obtenham rendimentos referentes a prestações de serviços a que sejam aplicados os coeficientes de 0,75 ou 0,35.

Quais os rendimentos abrangidos pelos coeficientes de 0,75 ou 0,35?

O coeficiente de 0,75 aplica-se aos rendimentos das atividades profissionais especificamente previstas na tabela a que se refere o artigo 151.º do Código do IRS (CIRS). Em causa estão os rendimentos dos chamados profissionais liberais, com arquitetos, médicos, advogados, contabilistas, entre outros.

O coeficiente de 0,35 abrange os rendimentos de prestações de serviços não previstos na referida tabela e que não sejam prestações de serviços efetuadas no âmbito de atividades de restauração e bebidas e de atividades hoteleiras e similares. Enquadram-se neste coeficiente os rendimentos da atividade de exploração de estabelecimentos de alojamento local na modalidade de moradia ou apartamento.

Qual o montante de despesas que tem de ser justificado?

O montante de despesas a justificar corresponde a 15% dos rendimentos brutos anuais enquadrados pelos coeficientes de 0,75 e 0,35. Se o referido montante não for totalmente justificado, haverá um prejuízo para o trabalhador independente. Nessa situação, o montante que faltar justificar será acrescido ao rendimento tributável. A consequência? Mais imposto a pagar.

Que despesas são aceites?

São aceites as seguintes despesas:

• Dedução específica de 4 104 euros ou as contribuições obrigatórias para regimes de proteção social conexas com as atividades em causa, se forem superiores a 4 104 euros;
• Gastos com pessoal e encargos suportados a título de remunerações, ordenados e salários;
• Importações ou aquisições intracomunitárias de bens ou serviços relacionadas com a atividade;
• Rendas de imóveis afetas à atividade empresarial ou profissional*;
• 1,5% do Valor Patrimonial Tributário (VPT) dos imóveis afetos à atividade empresarial ou profissional. Se os imóveis estiverem afetos a atividades hoteleiras ou de alojamento local, passa a considerar-se 4% do VPT*;
• Outras despesas com a aquisição de bens ou prestações de serviços relacionadas com a atividade. Por exemplo: eletricidade, água, comunicações, rendas de viaturas, seguros, quotizações profissionais e deslocações*.

* Se as despesas estiverem parcialmente afetas à atividade empresarial e profissional, são consideradas em apenas 25%. Os restantes 75% são imputados às despesas gerais familiares.

Como se justificam as despesas?

É necessário que constem de faturas com Número de Identificação Fiscal (NIF) ou de outros documentos comunicados à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). 

No caso de despesas de bens e prestação de serviços, é preciso, ainda, imputá-las, total ou parcialmente, à atividade exercida.

Caso prático

Para ajudá-lo a entender como se processa, na prática, a justificação de despesas no regime simplificado, apresentamos um exemplo. 

Em 2023, o Filipe prevê receber um rendimento anual bruto de 45 mil euros proveniente da sua atividade de contabilista.

Estando em causa rendimentos de uma atividade profissional prevista na tabela anexa ao artigo 151.º do CIRS, para determinação do rendimento tributável, através do regime simplificado do IRS, aplica-se o coeficiente de 0,75. 

Desta forma, apenas 75% do rendimento anual bruto ficará sujeito a imposto. O restante (25%) corresponderá a uma presunção de despesas incorridas com o exercício da atividade profissional.

Rendimento tributável

O rendimento tributável será assim de 33 750 euros (45 000 euros x 0,75). Ou seja, será sobre esse montante que incidirá o IRS. Os restantes 11 250 euros serão considerados despesas relacionadas com a atividade exercida.

Despesas a justificar

Mas para que assim seja, o Filipe terá de justificar despesas no montante de 15% do rendimento anual bruto, ou seja, 6 750 euros (45 000 euros x 0,15).

Para preencher os 6 750 euros, poderá utilizar a dedução específica de 4 104 euros. Assim, terá apenas de ter despesas incorridas com a atividade profissional comunicadas à AT no montante de 2 646 euros (6 750 euros – 4 104 euros). 

Se o Filipe tiver apenas, digamos, 1 000 euros de despesas, os 1 646 euros em falta (2 646 euros – 1 000 euros) serão adicionados ao seu rendimento tributável.

O rendimento tributável do Filipe passará, assim, a ser de 35 396 euros e não de 33 750 euros.